Aufbewahrungsfristen: Wichtige Regelungen für Hausbauer, Handwerker und Vermieter

Gewerbetreibende sind in Deutschland dazu verpflichtet, Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer bestimmten Aufbewahrungsfrist. Auch für Privatpersonen gibt es solche Fristen. Gerade im Zusammenhang mit Grundstücken, Immobilien und Mietwohnungen hat der Gesetzgeber strenge Aufbewahrungsfristen festgelegt.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Für jeden Gewerbetreibenden in Deutschland gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Jeder, der nach Handels- oder Steuerrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, muss eben diese Aufzeichnungen auch aufzubewahren. Die wichtigsten Vorschriften zu der Aufbewahrungsfrist von gewerblichen Unterlagen finden sich in der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) richtet sich als spezielleres BGB mehrheitlich an Kaufleute, die Abgabenordnung (AO) und das Umsatzsteuergesetz (UStG) stellen rein steuerliche Vorschriften dar.

Weitere, sehr detaillierte Informationen zu den verschiedenen Aufbewahrungsfristen und -pflichten findet man in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF):

BMF-Schreiben vom 7. November 1995

„Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001

“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU)

Auch für Privatpersonen gibt es gesetzlich festgeschriebene Regelungen bezüglich der Aufbewahrungsfrist von Unterlagen. Diese sind unter anderem im Umsatzsteuergesetz zu finden.

Wichtig für Gewerbetreibende und Privatpersonen ( Video)

Die Aufbewahrungsfrist für Verträge wie zum Beispiel Sozialversicherungsverträge oder auch Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Der Beginn liegt dabei immer am Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgt sind. Läuft ein Mietvertrag im August 2016 aus, beginnt die Aufbewahrungsfrist also nicht sofort im September, sondern erst am Ende des Jahres.

Die Aufbewahrungsfrist endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahrs.

Video: Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Über die Länge der Aufbewahrungsfristen: Was muss wie lange aufbewahrt werden?

Bei gewerblichen Unterlagen muss man generell zwischen zwei Fristen unterscheiden.

Der Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren unterliegen alle folgenden Geschäftsunterlagen:

empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Wiedergaben (Kopien) der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren(vgl. § 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) unterliegen folgende Unterlagen:

Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschlüsse
Inventare
Lagerberichte
Eröffnungsbilanzen sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen benötigt werden
Buchungsbelege
Rechnungen

Vorsicht!

Nicht nur die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch sind für die Festlegung von Aufbewahrungsfristen relevant. § 140 AO nennt dazu noch „andere Gesetze“. Mit diesen „anderen Gesetzen“ sind vor allem eine Vielzahl von anderen Vorschriften gemeint, die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Berufs- oder Tätigkeitsfelder festlegen. Diese speziellen Fristen können kürzer sein als die allgemein gültigen Fristen, aber auch sehr viel länger.

Durch diese berufsspezifischen Fristen wird der Gewerbetreibende im Zweifel aber nicht von den generellen Fristen in der Abgabenordnung entbunden, da sie ihren Ursprung nicht im Steuerrecht haben.

Für private Unterlagen gelten andere Regelungen.

Eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren gilt für:

Kaufverträge und Kassenbons
Rechnungen und Garantieunterlagen
Handwerkerrechnungen
Rechnungen von Ärzten, Anwälten oder Notaren

Eine tatsächliche Aufbewahrungspflicht besteht hier bei den wenigsten Unterlagen. Sie sollten dennoch aufgehoben werden. Das ist gerade bei Kassenbelegen inklusive einer Garantie wichtig. Hier kann sich kann das Aufbewahren auf jeden Fall lohnen.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für:

Kontoauszüge (gilt für alle Angestellten und Arbeitnehmer, die ein positives Einkommen von mehr als 500.000 Euro im Jahr haben)

Unabhängig vom Einkommen sollten Kontoauszüge, wenn sie regelmäßige Zahlungen belegen, mindestens vier Jahre nach der Ausstellung aufbewahrt werden. Als Beleg für einmalige Zahlungen besteht eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Es gibt allerdings noch deutlich längere Aufbewahrungsfristen.

Diese Unterlagen zum Beispiel haben eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren:

Urteile
Mahnbescheide
Prozessakten

Bei diesen Schriftstücken kommt es durchaus vor, dass sie nach Jahren noch einmal benötigt werden. Wer sie also zur Aufbewahrung aufgehoben hat, hat dann einen entscheidenden Vorteil. Es gibt auch Unterlagen, die ein Leben lang aufbewahrt werden sollten, da sie immer mal wieder relevant werden.

In diese Kategorien fallen folgende Dokumente:

Ärztliche Gutachten
Ausbildungsurkunden
Abschlusszeugnisse
Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde
Sterbeurkunden von Familienangehörigen
Unterlagen zur Rentenberechnung wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder auch Sozialversicherungsunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Verträge und Unterlagen rund ums Eigenheim und die Mietwohnung

Viele Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Bau, Kauf oder der Vermietung eines Eigenheims oder einer Wohnung stehen, gelten als aufbewahrungspflichtig. Allerdings gibt es auch in diesem Bereich viele verschiedene Fristen. Alle Unterlagen, die Leistungen an einem Grundstück oder einer Immobilie betreffen und belegen, haben eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dabei ist es egal, ob die Immobilie selbst bewohnt oder vermietet wird.

Zu diesen Papieren gehören zum Beispiel:

Handwerkerrechnungen
Reinigungsleistungen
Renovierungsarbeiten
Gartenarbeiten

Wichtig für Handwerker: Sie müssen auf der Rechnung ihre Kunden auf die Archivierungspflicht von 24 Monaten hinweisen, welcher die Dokumente unterliegen. Vermietet der Besitzer einer Immobilie gewerblich, muss er die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende berücksichtigen und nicht die für Privatpersonen.

Ebenfalls zwei Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist von:

Kaufverträge und Quittungen von Möbeln
Quittungen von anderen Anschaffungen für den Haushalt

Empfehlenswert ist es, besagte Unterlagen sogar bis zu zehn Jahre aufzubewahren zum Beispiel für Versicherungsfälle.

Eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gilt für die folgenden Papiere:

Reklamationsunterlagen
Dokumente über Mängelansprüche

Deshalb ist es ausdrücklich empfehlenswert, dass die Schriftstücke, welche die Planung und den Bau von Gebäuden zum Inhalt haben, genau über diesen Zeitraum aufbewahrt werden, obwohl diese Unterlagen eigentlich einer Aufbewahrungsfrist von nur zwei Jahren unterliegen. Im Streitfall kann ein Anspruch sonst schlecht oder auch gar nicht mehr geltend gemacht werden.

Die Verjährungsfrist für alle Zahlungen rund um ein Mietverhältnis beträgt ganze drei Jahre. Daher sollten alle betreffenden Unterlagen auch so lange aufbewahrt werden.

Dazu gehören unter anderem:

Alle Unterlagen bezüglich der Nebenkosten
Kautionspapiere
Übergabeprotokoll

Mieter sollten Mietverträge über beendete Mietverhältnisse ebenfalls mindestens drei Jahre aufbewahren. Zwar gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, die eine bestimmte Aufbewahrungsfrist für abgelaufene Mietverträge festlegen, doch eventuelle Nachforderungen seitens des Vermieters verjähren erst nach drei Jahren.

Aufbewahrungsfristen: Infos für Mieter zu ihren Verträgen

Hier sollte man auf Nummer sicher gehen, auch wenn vermeintlich alles geklärt scheint. Im Zweifel würde nämlich der Vermieter am längeren Hebel sitzen, wenn dann plötzlich doch noch Nachforderungen kommen.

Etwa zu Wasser-Nebenkosten, welche der Vermieter zunächst selbst an die Kommunen zu entrichten hat und wo er lange Zeit nichts mehr davon gehört hat. Es muss in solchen Fällen auch kein böser Wille dahinterstecken, wenn der Hauseigentümer Nachforderungen hat, die eventuell unberechtigt sind. Sind diese nämlich nicht gerechtfertigt, kann der Mieter das anhand seiner Unterlagen nachweisen.

Und selbst wenn die Ansprüche des Vermieters nur teilweise berechtigt sind, kann ein Mieter bares Geld sparen, wenn er sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hält. Er weist dem Vermieter einfach nach, dass eine Forderung X und eine Forderung Y vielleicht stimmen, aber Forderung Z falsch berechnet wurde. Häufig betreffen solche Fälle die Betriebskostenabrechnung.

Bei diesen Beträgen handelt es sich zum Beispiel um Gebühren für die Müllabfuhr oder die Grundsteuer. Wenn der Vermieter bei diesen Posten auch Reparaturen oder Instandhaltungskosten aufführt, ist eine Betriebskostenabrechnung oft fehlerhaft. Gut, wenn man als Mieter alle Unterlagen für diesen Zeitraum von drei Jahren aufbewahrt. Denn nach Schätzungen des Deutschen Mieterbundes enthält jede zweite Betriebskostenabrechnung Fehler.

Für Vermieter gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für abgelaufenen Mietverträge. Zehn Jahre sollten ein Mietvertrag dann aufgehoben werden, wenn die betreffende Immobilie gewerblich vermietet wurde. Sechs Jahre gelten für private, also nicht-gewerbliche Vermieter, sobald deren Gesamteinkünfte 500.000 Euro im Jahr übersteigen. Sind die jährlichen Einkünfte niedriger als 500.000 Euro, genügt es in der Regel, abgelaufene Mietverträge drei Jahre lang aufzubewahren.

Kauft man ein eigenes Haus oder eine eigene Wohnung, entsteht bei der Abwickelung des Kaufes in der Regel sehr viel Schriftverkehr. Hier ist es auf jeden Fall ratsam, nicht nur die Belege aufzuheben, die für Gewährleistungsansprüche oder auch Reklamationen gelten. Besonders diejenigen, die mit dem Gedanken spielen, das Eigentum in der Zukunft wieder zu verkaufen, sind gut beraten, alle wichtigen Unterlagen aufzuheben.